Choisir le bon photographe lors d’un évènement

Par Sylvain Renard Il y a 5 années
choisir-photographe-evenement

Banques d’images pour le Salon professionnel CIGRE à Paris au Palais des congrès Photographies : Sylvain Renard

J’ai interviewé David Flandin, directeur de Pro4events, organisateur de congrès internationaux qui nous explique son métier et donne ses conseils pour choisir un photographe adapté à ce type d’événement très spécifique.

David, peux-tu d’abord nous expliquer ton métier de PCO

David Flandin : J’interviens en tant qu’organisateur professionnel de congrès plus communément appelé en anglais  PCO  (Professional Congres Organizer). Nous définissons d’abord, avec le client propriétaire de l’évènement, le cahier des charges  technique et promotionnel de son événement (congrès, salon, exposition, symposium…). Nous gérons ensuite sur place toutes les problématiques et l’ensemble des fournisseurs en charge des stands et des conférences, ainsi que de la promotion de l’évènement et du bon déroulement du salon.

Pro4events dispose d’une expertise dans l’organisation de congrès et salons internationaux. Nous maitrisons à la fois la logistique et la commercialisation de l’exposition attenante au congrès. Je suis l’intermédiaire entre le client, qui maîtrise le programme scientifique, le choix des intervenants, le format des réunions et la réalisation concrète de l’évènement qui doit se dérouler parfaitement.

Comment es tu arrivé à ce poste clef d’organisateur professionnel de congrès (PCO) auprès de grands donneurs d’ordres ?

David Flandin : J’ai saisi l’opportunité de m’appuyer sur mon expertise pendant 7 ans en tant que salarié pour un organisateur de salons industriels, pour m’occuper en 2006 du CIGRE. A l’époque, il n’y avait que 50 exposants sur 1300m2, en 2014 nous avons accueilli 240 sur 4600m2 et 8 500 participants dont plus de 90% d’étrangers.

Comment expliques-tu une telle progression pour le salon CIGRE ?

David Flandin : Nous organisons ce type d’évènement depuis de nombreuses années. Nous faisons avec mon équipe un très gros travail en amont de préparation et d’anticipation, ce qui nous permet d’être aujourd’hui l’évènement le plus international au palais des congrès de Paris et l’un des 4 plus gros congrès sur ce site.

Pourquoi choisir Pro4events comme PCO ?

David Flandin : Organisateur professionnel de congrès est un métier qui nécessite de l’expérience, des relations de confiances avec les clients et les fournisseurs. Cela se construit avec le temps. Je suis depuis plus de 15 ans dans ce secteur, j’ai sélectionné au fil du temps les meilleurs prestataires, je connais personnellement leurs dirigeants. Je connais également très bien mes clients qui nous achètent des stands. Ils savent que notre structure de taille restreinte s’adapte à nos clients et non l’inverse. Cette taille humaine, nous permet de proposer des services sur mesure, nous sommes plus malléables et réactifs que des acteurs de taille beaucoup plus importante, c’est cela qu’apprécie nos clients. De plus, je n’apparais jamais en frontal, juste en back office sous les ordres du propriétaire du salon. Je propose des innovations mais je lui laisse les valoriser. Mon client, propriétaire de l’événement, se concentre ainsi sur l’expertise technique, moi sur la réussite logistique  et commerciale de son événement. Il bénéficie d’un seul opérateur pour la technique  et la commercialisation.
Pour faire venir les exposants pertinents, je me déplace à l’étranger. Nous connaissons les habitudes culturelles et savons leur apporter un service adapté. Quand ils viennent sur nos salons nos clients savent qu’ils vont rencontrer les acteurs, les partenaires clefs dans leur secteur. Leur investissement est vite rentabilisé.

Ton activité est elle limitée aux secteurs industriels et technologiques ?

David Flandin : Pas du tout, nous avons effectivement de nombreux contacts dans ces secteurs mais notre force est notre capacité à organiser en France et sur Paris des événements de plusieurs milliers de personnes venant des 4 coins du globe.

 Pourquoi est-il compliqué de trouver un bon photographe corporate pour des salons, des congrès internationaux ?

David Flandin : Il y a plusieurs raisons à cela :
– L’événement à une durée limitée, il est impossible de refaire la photo, nous devons faire appel à un professionnel aguerri ayant l’habitude de ces problématiques
–  Nous sommes dans un contexte international avec des clients de différentes cultures. Il faut donc maitriser les langues étrangères mais aussi faire preuve de doigté pour guider les personnes lors de séances de portraits par exemple en étant à la fois souple et ferme pour pouvoir réaliser l’ensemble des photos dans des délais courts et des conditions de lumières parfois compliquées
– Comprendre nos attentes, parfois les anticiper de manière à ce que chaque photo puisse exprimer l’idée que nous souhaitons véhiculer pour nos supports marketing ou pour les images que nous transmettons à la presse.
– Le planning est très dense, il n’y a pas de place à l’erreur. Il faut faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
Merci David pour ces conseils et pour la confiance que tu m’accordes sur tes projets photos depuis de nombreuses années.

En savoir plus sur Pro4events

Catégorie:
  Conseils photo