Comment réussir un évènement d’entreprise ?

Réussir un évènement d’entreprise type convention ou séminaire n’est pas aussi simple qu’il y paraît.

Qui mieux qu’un spécialiste de l’évènementiel pour en parler ? Organisateur d’événements depuis 25 ans Monsieur Gil Cherel, Fondateur et Gérant de System Event a répondu à mes questions. Voici ses conseils.

Sylvain Renard : Gil, pour ceux qui ne te connaissent pas encore, peux-tu nous présenter System Event  en quelques mots ?

Gil Cherel : System Event a été créée pour répondre à une nouvelle demande sur le marché de l’évènementiel.

Beaucoup d’annonceurs se sont rendus compte ces dernières années qu’ils payaient des honoraires élevés de stratégie en passant par des agences de conseil en communication. Plus que de la stratégie, nos clients recherchent essentiellement et avant tout une aide personnalisée d’un point de vue scénographique, technique et logistique. Nous prenons note du fond (traité par nos clients), du contexte apporté par les dirigeants et les directeurs de la communication et dès lors, nous adaptons notre réponse pour que la mise en forme puisse atteindre les objectifs définis par l’entreprise et ainsi être cohérente avec le fond des messages à transmettre.

Notre rôle est également de soulager le client de la lourdeur administrative de la gestion des prestataires. Chez System Event, on s’accapare le stress du client en amont et durant l’évènement pour que sur place l’entreprise puisse être zen et se concentre uniquement sur les messages à transmettre. Nous sommes là pour faire en sorte que tout roule en toute quiétude : c’est là notre valeur ajoutée.

Les clients nous disent : « avec System Event on est dans un écrin, on dort sur nos deux oreilles et l’on peut ainsi se concentrer sur notre métier, à savoir les messages à faire passer.  Derrière on sait que tout suivra et que le timing serra respecté».

Sylvain Renard : Quels conseils donnerais-tu aux sociétés en phase de réflexion sur leurs prochains évènements ?

Gil Cherel : Il y en a beaucoup, mais pour essayer d’être synthétique, on peut les résumer en deux points d’analyse préalable :

1 – Quel est le but de cet évènement  ?

–          Définir précisément les objectifs visés

–          Les sujets à traiter

–          Les activités à prévoir (alterner ou non des moments de réflexions et des moments d’échanges, des activités de détente, du team-building…)

2-  Quel est le retour sur investissement souhaité ?

Organiser un événement a un coût mais si l’objectif est bien défini, le projet bien monté, l’impact en terme d’image tant en interne qu’en externe en fait un outil puissant et donc un retour sur investissement très performant notamment  en terme de :

–          Mobilisation et motivation des équipes, intégration de nouveaux collaborateurs

–          Meilleure compréhension de la stratégie du groupe

–          Assimilation plus rapide des informations concernant un nouveau produit/service, une nouvelle organisation, l’usage d’un nouvel outil interne

–          Travail collaboratif pour innover et trouver de nouvelles voies d’amélioration pour l’entreprise…

Sylvain : Est-il facile pour une entreprise de budgéter un événement ?

Gil : Faire un événement coûte de l’argent. Il convient pour un client d’estimer son budget en déterminant si possible une somme par participant ou un budget global. Cela permet une meilleure visualisation des dépenses à prévoir. Moins il y a d’invités plus le budget par personne est élevé car les frais fixes sont à répartir sur moins d’invités.

Sylvain : Certains clients sont tentés de gérer seuls l’organisation de leur événement.

En quoi le fait de s‘appuyer sur un professionnel comme System Event est-il bénéfique pour eux ?

Gil : En premier lieu, Il ne faut pas oublier que le temps c’est de l’argent. Un client va passer beaucoup de temps entre toutes les démarches nécessaires à l’organisation de son événement sans pour autant obtenir les meilleurs prix et surtout les meilleures prestations. Le temps et l’argent qu’il perd paieraient largement nos honoraires et ils auraient au final, une meilleure prestation…sans stress.

Sylvain  : Comment identifier les bons prestataires puisque ton rôle se rapproche de celui d’un chef d’orchestre – producteur d’ événements ?

Gil : A ce niveau c’est l’expérience. Cela fait 25 ans que je suis dans le métier. Il y a des personnes avec qui je travaille depuis le début. Cela permet d’avoir des conditions préférentielles mais aussi de choisir les bons équipements et surtout les bonnes personnes à mettre derrière. C’est ce qui fait toute la différence.

Sylvain  : Justement sur la photo, comment choisir le bon photographe pour un séminaire, une convention ?

Gil : La difficulté dans la photographie est que parmi les professionnels reconnus de l’image, c’est une question de goût et de couleur. C’est quelque chose de très subjectif. Ce que je peux aimer, mon client peut détester et inversement. On propose 1 voir 2 photographes. Il est important de voir quelques réalisations, de rencontrer le photographe pour savoir si sa personnalité convient à l’esprit de l’évènement et si le feeling passe avec le client.

Des photos de qualité sont importantes pour nos clients, leurs invités. Elles leur permettent de témoigner, de garder un souvenir de l’évènement. Savoir rendre l’atmosphère, capter les instants importants nécessite de travailler avec des photographes professionnels et expérimentés. C’est finalement un budget très faible comparé à l’ensemble d’un budget pour de évènementiel mais cette prestation a une importance majeure pour nos clients.

Sylvain : Gil dans ton métier, il y a toujours une part d’aléas. Comment éviter le stress le jour J ?

Gil : C’est justement l’expérience qui va faire la différence. Notre méthodologie ultra cartésienne, le souci du détail, le sens de l’organisation et de l’anticipation que nous avons mis en place fait que nous arrivons sur le lieu de l’évènement en toute sérénité. Après, nous n’avons plus qu’à « dérouler » notre process organisationnel » et nous occuper des imprévus.

Sylvain : Vois tu quelque chose à rajouter ?

Gil : La proximité avec notre client est également une de nos valeurs ajoutées puisque nous sommes une toute petite structure. C’est pour toutes les raisons évoquées ci-dessous que nous ne travaillons qu’avec de très grandes entreprises telles que Bouygues, Coca cola, Véolia… qui nous font confiance depuis de nombreuses années.

Sylvain : Merci Gil de nous avoir fait partager ta vision et ton expérience de l’organisation d’évènements d’entreprise.

En savoir plus sur l’organisation de séminaires, congrès, conventions, symposiums…   :

System Event Gil Chérel

Concepteur d’événements

B : + 33 (0) 1 30 24 30 24

M : + 33 (0) 6 07 77 94 62

http://system-event.com/